リマインドは送る時期と文面を先に決めておくと、毎回考えずに済みます。型の作り方を整理します。
送ったほうがいいと分かっているのに、毎回どう書くか迷ってそのまま当日になる。催促に見えないかも気になる。この記事では、リマインドを送る時期と、一人で回すための文面の型を整理します。
リマインドで迷う理由
送る作業そのものは難しくありません。
催促に見えないか気になる
来ることを疑っているように受け取られないか。その心配で送ること自体をためらいます。
文面を毎回考えている
相手ごとに書き方を変えていると、一件ごとに時間がかかります。件数が増えるほど手が回りません。
送る時期を決めていない
いつ送るかが決まっていないと、毎回考えることになります。考えているうちに当日になります。
返事を待ってしまう
確認の形で送ると、返事が来るまで気になり続けます。来なかったときにさらに迷います。
一人で全部やっている
施術中は連絡できません。空いた時間にまとめて送ろうとすると、その時間が取れない日があります。
送らなかった日に限って起きる
忘れた日に限って来られないことがあると、余計に負担に感じます。決めていないことが毎回の負担になります。
先の予約ほど忘れられる
一か月以上先で取った予約は、相手も予定表に入れたきりになります。直前だけでなく取った直後にも控えを送っておくと確実です。
連絡の手段が分かれている
電話、文字、予約の仕組み。相手ごとに手段が違うと、どこに送ったかを追いきれなくなります。
MIKATA編集部に届く個人サロンの相談を読むと、リマインドについての困りごとは「送り忘れる」より「催促に見えないか気になる」という形で書かれています。作業の問題ではなく、文面への迷いで止まっています。
送る時期を決める
相手と内容によって適した時期が違います。
| 時期 | 向いている場面 | 内容 |
|---|---|---|
| 予約直後 | 先の日程を取ったとき | 予約内容の控え |
| 三日前 | 初めての人・遠方の人 | 日時と場所の確認 |
| 前日の夕方 | 全員 | 日時の知らせ |
| 当日の朝 | 早い時間の予約 | 短い一言 |
前日の夕方を基本にする
翌日の予定を確かめる時間帯と重なるため、見てもらいやすくなります。全員に同じ時期で送る形にすると、判断が要りません。
初めての人には三日前も送る
場所が分からない、持ち物が分からない。初回はこうした不安があるので、早めに一度情報を渡しておくと当日が落ち着きます。
記録して調整する
送った時期と当日の来店を記録しておくと、自分の客層に合う時期が見えてきます。
当日の朝は短くする
早い時間の予約だけ当日の朝に一言送る形もあります。ただし長く書くと支度中の負担になるので、一行にとどめてください。
予約直後の控えを送る
その場で決めた日時を文字で残しておくと、聞き間違いが防げます。先の予約ほど効果があります。
文面の型を作る
毎回同じ形にすると考えずに送れます。
- 日時を書く
- 場所か持ち物を一行書く
- 変更がある場合の連絡先を書く
- 返信は不要と添える
- 礼で終える
知らせる形にする
「お待ちしております」と予定を知らせる形にすると、催促になりません。「ご確認ください」と書くと返事を求める形になります。
返信不要と書く
この一行があると、相手は返さなくてよくなり、こちらも待たずに済みます。お互いの手間が減ります。
短くする
長い文面は読まれずに終わります。日時と一言で十分に伝わります。
同じ言い回しを使い続ける
毎回表現を変えると、受け取る側も内容を読み直すことになります。同じ形で届くと見慣れて確認が早くなります。
敬語を作り込まない
丁寧にしようとして長くなるより、短く読みやすいほうが伝わります。普段の言葉づかいで構いません。
変更の連絡先を必ず入れる
都合が悪くなったときにどこへ連絡すればよいかが分かると、無断で来られない件数が減ります。一行入れておいてください。
編集部で連絡の文面を二通り用意して読み比べました。確認を求める文と、予定を知らせる文です。後者のほうが返事を求めない形になり、受け取る側の負担も小さくなりました。確認を求めると返信する作業が生まれるためだと考えられます。
一人で回す仕組みにする
覚えておく形にすると続きません。
▼ 運用を決めるときに確認すること
- □ 送る時期を決めてある
- □ 文面の型を作ってある
- □ 送る時間を一日の中に組んである
- □ 初回とそれ以外を分けてある
- □ 返信不要と書いてある
- □ 変更の連絡先を書いてある
送る時間を決める
一日の終わりに翌日分をまとめて送る、と決めておくと抜けません。思い出したときに送る形だと忘れます。
型を保存しておく
文面を保存しておいて、日時だけ書き換える形にすると一件あたり数十秒で済みます。
自動で送れるなら任せる
使っている予約の仕組みに自動送信があるなら、そちらに任せてください。手で送る作業を残さないほうが続きます。
初回とそれ以外を分ける
初めての人には情報を厚く、常連には日時だけ。二種類の型を作っておけば、選ぶだけで済みます。
それでも来ないとき
送っても当日に来られないことはあります。
来られなかったときの順番
- その日のうちに一度だけ連絡する
- 責める書き方をしない
- 次回の案内を添える
- 回数が続く相手は条件を決める
- 記録に残して傾向を見る
一度だけ連絡する
何度も送ると催促になります。その日のうちに一度、心配する形で連絡すれば足ります。
条件を決めておく
繰り返す相手には、前払いにする、枠を先に押さえないなど条件を決めてください。感情で対応しないための備えになります。
責める書き方をしない
来られなかった理由を問いただす形にすると、そのまま連絡が途絶えます。「お変わりありませんか」と心配する形で十分に伝わります。
記録して傾向を見る
どの時期の予約で来られないことが多いかを残しておくと、先に手を打てます。
次回の案内を添える
来られなかった連絡に「またご都合のよいときにご連絡ください」と一言添えておくと、気まずさでそのまま離れることが減ります。
負担にしないために
連絡そのものが重荷になっては続きません。
全員に同じ形にする
相手によって変えると毎回考えることになります。同じ形で送るほうが、受け取る側にも分かりやすくなります。
返事が来ても短く返す
返信が来たときも長く返す必要はありません。礼の一言で終えて構いません。
送れなかった日を責めない
忙しくて送れない日もあります。できなかった日を数えるより、翌日から戻すほうが続きます。
完璧な文面を目指さない
届いていることのほうが文面の出来より大事です。整った文を考えて送れないより、短くても送るほうが役に立ちます。
効果を数えてみる
送るようにしてから当日の来られない件数が変わったかを数えてください。効いていれば続ける理由になり、変わらなければ時期を変える判断ができます。
案内に書いておく
前日に連絡することを予約の案内に書いておくと、受け取る側も身構えません。
道具に任せる範囲を広げる
件数が増えたら、手で送る形は限界が来ます。自動化できる部分から順に任せてください。
送る作業を枠に入れる
空いた時間に送ろうとすると、忙しい日に飛びます。一日の終わりの十分を連絡の時間として枠に入れてください。
型を三か月ごとに見直す
使っているうちに書き足したい部分が出てきます。三か月に一度、文面を読み直して整えてください。
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よくある質問（FAQ）
Q1. サロンの予約リマインドはいつ送ればよいですか。
A. 前日の夕方を基本にしてください。翌日の予定を確かめる時間帯と重なるため見てもらいやすくなります。初めての人には三日前にも一度、場所や持ち物を送っておくと当日が落ち着きます。
Q2. 催促に見えないか心配です。
A. 「ご確認ください」ではなく「お待ちしております」と予定を知らせる形にしてください。「返信不要です」と添えると、相手は返さなくてよくなり、こちらも待たずに済みます。
Q3. 毎回書くのが大変です。
A. 文面を保存しておいて日時だけ書き換える形にすると、一件あたり数十秒で済みます。一日の終わりに翌日分をまとめて送ると決めておくと抜けません。
Q4. 送っても来られない人がいます。
A. その日のうちに一度だけ、責めない書き方で連絡してください。繰り返す相手には前払いにするなど条件を決めておくと、感情で対応せずに済みます。
監修：MIKATA編集部
※本記事は情報提供を目的としたもので、診断・治療を行うものではありません。心身の不調が続く場合は、医療機関や専門家にご相談ください。
