カウンセラーがキャンセル料を決めるとき｜基準と書き方

キャンセル料で迷うのは金額の問題ではなく、決める基準を持っていないからです。置く順番を整理します。

直前の取り消しが続いて、料金を決めるべきか迷う。決めたところで言い出せる気がしない。この記事では、キャンセル料を決めるときの判断の順番と、書き方・伝え方を整理します。

キャンセル料で迷う仕組み

金額の多寡ではなく、何のために取るのかが決まっていない状態です。

目的が決まっていない

損失を埋めるためなのか、直前の取り消しを減らすためなのかで、決める額も境目も変わります。目的が先です。

相談内容と切り離せない

体調や気持ちの状態で来られなくなる人がいます。その事情を知っているぶん、請求する判断が重くなります。

伝える場面がない

予約のやり取りの中に案内する場所を作っていないと、取り消しが起きてから初めて説明することになります。

例外を毎回判断している

今回は仕方がない、が積み重なると基準が無いのと同じになります。判断のたびに力を使います。

同業の相場が見えにくい

公開されている案内はばらつきがあります。自分の形を決める前に相場を探すと、決まらないまま時間が過ぎます。

決めた文が古いまま残っている

開業のときに書いた案内がそのままになっていると、いまの枠の埋まり方と合わなくなります。合っていない文は使うときに迷いを生みます。

オンラインと対面で条件が違う

移動の要る対面とオンラインでは、直前の取り消しの重さが違います。同じ条件にすると、どちらかで無理が出ます。

カウンセラー自身が抱えやすい

相談を受ける仕事は、相手の事情を深く知る立場です。知っているぶん、請求する判断がカウンセラーの側に重くのしかかります。

一人で回している

代わりに枠を埋める人がいないため、空いた時間がそのまま収入の穴になります。穴が見えるぶん、決めたくなります。

決める前に分けること

取るかどうかの前に、何を守るのかを決めます。

埋まらない枠を守る

直前に空いた枠は他の人に回せません。ここを守るなら、境目は枠を出せる時間から逆算します。

続けて来てもらう関係を守る

一度の取り消しで来づらくならないようにするなら、額を低くするか振替を用意します。

複数を同時に守ろうとしない

関係も枠も全部守ろうとすると、条件が複雑になります。複雑な案内は読まれません。

回数で分ける形もある

一度目は取らず、繰り返した場合だけ請求する。この形なら来やすさを保ちながら、続く取り消しには対応できます。何度目からかを先に書いておきます。

取らないと決めるのも判断

請求しないと決めておけば、毎回の判断がなくなります。そのぶん枠の埋め方を別に考えます。

決めてから書くまでの順番

額より先に、境目と伝える場所を決めます。

境目を時刻で書く

「前日まで」ではなく「前日の十八時まで」のように時刻で書きます。受け取る側が自分で判断できる形になります。

無断と連絡ありを分ける

連絡があった取り消しと無断の取り消しは扱いを分けておきます。分けてあると、請求する場面が限られて軽くなります。

振替の期限も決める

振替を用意するなら、いつまでに取り直すかも書きます。期限が無いと枠を空けたまま待つことになります。

二か所に同じ文を置く

予約ページと予約確定の連絡に同じ内容を入れます。一度しか出していないと、見ていないと言われたときに確かめられません。

例外を先に決めておく

災害や急な事故など、請求しない場合を先に書いておきます。書いてあれば、その場で判断せずに済みます。

案内文を作るときのチェック

書いたあとに確かめる場所を置きます。

短く書く

条件が多いほど読まれません。境目、金額、振替。三つに収まるところまで削ります。

受け取り方を想像して読み直す

相談に来る人は気持ちが弱っていることがあります。同じ内容でも言い方で受け取り方が変わるので、一度読む側で読み直します。

初回の扱いを決めておく

初めての人には取らないと決める形もあります。来やすさを保ちつつ、続けて来る人には同じ条件が適用されます。

受け取り方法も書いておく

次回の面談時に受け取るのか、振込なのか。方法が書かれていないと、請求すると決めたあとにもう一度やり取りが要ります。

運用した記録を残す

実際に取り消しが起きた日とその扱いを残します。見直すときに、決めた条件が合っていたか確かめられます。

気をつけたいところ

決めたあとの運用で迷いが出る場面があります。

その場で額を変える

相手の事情を聞いて額を下げると、次からも同じ判断を求められます。変えるなら条件のほうを直します。

請求を言い出せずに流す

決めたのに請求しない状態が続くと、案内文が実態と合わなくなります。取らないなら案内から外すほうが誠実です。

相談内容を判断材料にする

来られなかった理由の中身で扱いを変えると、説明できない差が生まれます。連絡の有無と時刻で分けるほうが保てます。

あとから遡って適用する

条件を変えたときは、すでに入っている予約には前の条件を使います。遡ると信頼のほうが減ります。

口頭だけで伝える

面談の中で説明しただけだと、記録が残りません。伝えた内容は必ず文面にも置いて、あとから同じものを見られる状態にしておきます。

同業に合わせて決める

他と同じにしても、枠の埋まり方や相談の内容は違います。自分の枠と守りたいものから決めます。

迷ったときの確かめ先

金銭のやり取りに関わる部分は、書き方によって扱いが変わることがあります。

消費者向けの契約として見る

個人の相談者に対する案内は、消費者契約に関わる場面があります。額の根拠や表示の仕方について迷うときは、国民生活センターや消費生活センターの事業者向けの情報が参考になります。

税の扱いは別に確かめる

受け取ったキャンセル料の帳簿上の扱いは、所轄の税務署か税理士に確かめてください。この記事は決め方の順番を示すものです。

一度決めたら一年は変えない

短い間に変えると、続けて来ている人ほど戸惑います。見直す時期を先に決めておくほうが運用が落ち着きます。

枠の埋め方も一緒に考える

キャンセル料は空いた枠を埋めるものではありません。直前に空いたときの案内先を持っておくと、請求そのものへのこだわりが減ります。

よくある質問（FAQ）

Q1. キャンセル料は取ったほうがいいですか。

A. 取る取らないより、どちらかに決めて運用が揺れないことのほうが効きます。取らないと決めれば毎回の判断がなくなり、そのぶん枠の埋め方を別に考えられます。

Q2. 金額はどう決めますか。

A. 額より先に、無料で変更できる境目の時刻を決めてください。境目が決まると、その時刻以降に空いた枠をどこまで守りたいかで額が出ます。

Q3. 体調不良の場合はどうしますか。

A. 理由の中身で扱いを変えると、説明できない差が生まれます。連絡の有無と時刻で分け、振替を用意するかどうかを先に書いておくほうが保てます。

Q4. 案内はどこに書けばいいですか。

A. 予約ページと予約確定の連絡の両方に、同じ内容を入れてください。一度しか出していないと、見ていないと言われたときに確かめられません。

監修：MIKATA編集部
※本記事は情報提供を目的としたもので、診断・治療を行うものではありません。心身の不調が続く場合は、医療機関や専門家にご相談ください。